KSeF - NGO Księgowość

KSeF – najważniejsze informacje

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktury te nadawane są indywidualnym numerem identyfikacyjnym i trafiają bezpośrednio do centralnej bazy prowadzonej przez Ministerstwo Finansów.

Kogo dotyczy?

Fundacje, stowarzyszenia, koła gospodyń wiejskich i ochotnicze straże pożarne będą musiały stosować KSeF, jeśli prowadzą działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową i wystawiają faktury.

1 luty 2026

Podmioty, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT)

1 KWIETNIA 2026

Pozostali podatnicy (dotyczy również każdej organizacji, która wystawia faktury)

1 LUTY 2026

Odbiór faktur wyłącznie przez KSeF

1 STYCZEŃ 2027

Ten termin dotyczy NGO, które:
– wystawiają faktury do 450 zł,
– jednocześnie mają łączną sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie.

Jak korzystać?

Programy finansowo-księgowe (jeśli są zintegrowane z KSEF

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, dostępne na stronie ksef.podatki.gov.pl:
– Aplikacja Podatnika KSEF (online)- korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, certyfikatami, podgląd faktur oraz pobranie;
– Aplikacja mobilna KSeF;
– E-mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym

Uwierzytelnienie
i autoryzacja

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą
Uprawnienia nadane są automatycznie.
Logowanie za pomocą:
– Podpisu kwalifikowanego
– Profilu zaufanego

Osoba prawna, np.: Spółka, Fundacja, Stowarzyszenie, Spółdzielnia
Logowanie za pomocą:
– Pieczęci elektronicznej
– Wskazanie osoby uprawnionej w zawiadomieniu ZAW-FA, która następni uwierzytelni się za pomocą Podpisu kwalifikowanego lub Profilu zaufanego.

❗️Powinna to być osoba zarządzająca jednostką a nie Biuro rachunkowe !

Które organizacje mogą korzystać z odroczenia
do 2027 roku?

Najmniejsze organizacje pozarządowe, które wystawiają faktury o wartości do 450 zł, a ich łączna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.

Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 000 zł?

Jeżeli w danym miesiącu organizacja przekroczy limit 10 000 zł sprzedaży dokumentowanej fakturami, obowiązek korzystania z KSeF powstaje od faktury, która spowodowała przekroczenie tego limitu. Wszystkie kolejne faktury również muszą być wystawiane za pośrednictwem systemu.
Po przekroczeniu limitu nie można już wrócić do odroczenia, nawet jeśli w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży będzie niższa.

Co wlicza się do limitu?
Do limitu 10 000 zł wlicza się wyłącznie sprzedaż dokumentowaną fakturami podlegającymi obowiązkowi wystawienia w KSeF. Limit ustala się na podstawie łącznej wartości tych faktur w danym miesiącu, liczonej brutto (łącznie z VAT).
Do limitu nie wlicza się:
– sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C),
– sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej,
– paragonów z NIP do 450 zł (faktur uproszczonych),
– faktur wyłączonych z KSeF na podstawie odrębnych przepisów.

Faktury poza KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie obejmuje m.in.:

faktur wystawianych przez podatników bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce
faktur wystawianych przez podatników posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale gdy to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji
faktur dokumentujących czynności rozliczane w procedurach szczególnych VAT, m.in.: procedura nieunijna (OSS), szczególna procedura dla międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, procedura sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS)
faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (sprzedaż B2C)
faktur wystawianych przez podatników korzystających ze zwolnienia określonego w art. 113a ustawy o VAT